Talaan ng mga Nilalaman:
- Gumamit ng Format ng Liham ng Negosyo
- Manatili sa Katotohanan
- Impormasyon sa Kinakailangan ng Supply
- Isama ang Pagsuporta sa Dokumentasyon
Ang pagkansela ng isang pagbili o kontrata ng serbisyo, isang subscription o isang pagkakasapi sa pagsulat ay hindi lamang matalino, ngunit maaari ring kinakailangan. Halimbawa, dapat kang magpadala ng nakasulat na sulat ng pagkansela para sa isang kontrata na sakop sa ilalim ng patakaran ng pag-alis ng Federal Trade Commission. Kung ito ay sapilitan o opsyonal, ang isang mahusay na nakasulat na liham ng negosyo ay naglilinaw ng iyong layunin at pinoprotektahan ang iyong mga legal na karapatan.
Gumamit ng Format ng Liham ng Negosyo
Ayusin ang sulat tulad ng gagawin mo sa anumang sulat sa negosyo. Isama ang iyong address, petsa, linya ng sanggunian at address ng tatanggap sa itaas ng pagbati. Iwasan ang paggamit ng isang pangkaraniwang pagbati tulad ng "Kung Sino ang Maaaring mag-alala." Kung wala kang isang pangalan, tawagan ang kumpanya o sanggunian ang departamento ng isang pagbati gaya ng "Dear Customer Relationship Manager." Tandaan sa sulat na kasama mo ang pagsuporta sa dokumentasyon sa pamamagitan ng pagdaragdag ng linya ng enclosure sa ibaba lamang ng pagsasara kung saan inililista mo ang pangalan ng bawat dokumento na iyong pinapadala sa sulat. Gumamit ng spell checker at pag-proofread ang sulat nang maingat upang matiyak na ito ay tumpak at walang error.
Manatili sa Katotohanan
Magalang ngunit matatag kapag gumagawa ng kahilingan sa pagkansela. Kahit na maaari kang magbigay ng isang dahilan, sinasabi ng FTC na ito ay hindi kailanman isang pangangailangan para sa pagkansela. Kung nagbigay ka ng isang dahilan, huwag mong punahin o insultuhin ang kumpanya. Sa halip, magpatibay ng isang layunin at propesyonal na tono at manatili sa mga katotohanan. Isama ang mga pagkilos na iyong inaasahan na makukuha ng kumpanya pagkatapos matanggap ang sulat, tulad ng pagtigil ng awtomatikong buwanang bangko o mga pagbabayad ng kredito. Halimbawa, gumawa ng isang kahilingan tulad ng "Ang liham na ito ay ipaalam sa iyo na kinansela ko ang aking kontrata na epektibo Enero 20, 2015. Inaasahan ko na wala kang karagdagang mga pagsingil sa aking credit card."
Impormasyon sa Kinakailangan ng Supply
Isama ang anumang impormasyon tulad ng isang account o numero ng file na maaaring kailanganin ng kumpanya na kilalanin ka o ang iyong account. Ilakip ang tseke para sa buong pagbabayad kung mayroon kang natitirang balanse. Kung ang pagkansela sa halip ay magreresulta sa isang pagbabalik ng bayad, sabihin na inaasahan mong ang isang refund sa loob ng isang tiyak na oras at tukuyin ang halaga. Kung hindi, isama ang isang pahayag tulad ng "Inaasahan ko ang isang buong refund sa loob ng 30 araw." Tiyakin na humiling ka rin ng isang nakasulat na pagkumpirma sa pagkansela sa pamamagitan ng pagbalik ng koreo.
Isama ang Pagsuporta sa Dokumentasyon
Protektahan ang iyong mga legal na karapatan sa pagsuporta sa dokumentasyon na nagpapatunay sa pagbili at iyong karapatang kanselahin. Halimbawa, isama ang isang kopya ng kontrata kung saan mo i-highlight ang iyong karapatang kanselahin at isang resibo o isang kopya ng tseke ng cashed. Bilang huling proteksyon, inirerekomenda ng FTC ang pagpapadala ng sulat sa pagkansela sa pamamagitan ng sertipikadong koreo na may resibo sa pagbalik.