Paano Mag-organisa at Mag-file ng Mga Dokumento

Ang pag-oorganisa ng iyong mga dokumento ay hindi lamang magpapanatili sa iyong mahalagang mga file sa kamay ngunit protektahan din ito kung maayos na nakaimbak. Walang nagnanais ng pakiramdam ng pag-scrambling sa pamamagitan ng mga dokumento, paglalagay ng papel sa paligid dahil hindi makahanap ng mahahalagang mahalagang pahayag sa bangko. Sa sandaling ayusin mo at i-file ang iyong mga dokumento, mabilis at madali ang paghahanap ng iyong mga mahahalagang file.

Ayusin at i-file ang iyong mga dokumento.

Hakbang

Kalkulahin ang bilang ng mga folder ng file, mga binder at mga tagabilang ng tab na kailangan mo. Depende ito sa kung gaano karaming iba't ibang mga kategorya ng pag-file ang mayroon ka. Pinakamainam na bumili ng mga supply na ito pagkatapos mong lumikha ng iyong mga kategorya ng pag-file upang malaman mo kung gaano karaming mga folder ang iyong kailangan.

Hakbang

Italaga ang isang puwang sa sahig o isang malaking table upang gawin ang mga tambak ng lahat ng iyong mga dokumento. Ang pagsasaayos ng iyong mga dokumento ay isang proseso at, samakatuwid, nais mong italaga ang isang lugar kung saan maaari mong gawin ang mga tambak ng iyong mga pinagsunod-sunod na mga dokumento at iwanan ang mga ito na pinagsunod-sunod doon kung hindi ka natapos kaagad. Depende sa dami ng mga dokumento na mayroon ka, ito ay maaaring magdadala sa iyo ng isang buong linggo, o mas mabuti pa, gastusin ng hindi kukulangin sa 10 hanggang 30 minuto bawat araw upang maisaayos at ma-file ang iyong mga dokumento.

Hakbang

Ayusin ang iyong mga dokumento sa mga pile na pinaghiwalay sa mga kategorya ng pangalan. Halimbawa, ang mga singil sa tubig sa isang pile at mga pahayag ng bangko sa isa pang (magkahiwalay na mga piles para sa bawat bangko).

Hakbang

Gumawa ng isang listahan ng mga iba't ibang mga pinangalanang mga kategorya (mga kumpanya o mga pangalan ng dokumento) na sa sandaling inilagay mo ang lahat ng iyong mga dokumento sa magkahiwalay na mga tambak. Halimbawa: Bank of America, Tubig Bill, Car Loan, Estado Farm Insurance, AAA, Student Loan, atbp. I-alpabeto ang iyong listahan. Kung ang lahat ng iyong mga dokumento ay naka-imbak sa isang kabinet ng pag-file sa alpabetikong order, ito ay magiging mas madali para sa iyo na mahanap ang iyong mga dokumento.

Hakbang

Isulat ang bawat isa sa iyong mga pangalan ng kategorya sa tab ng folder ng file o sa isang hiwalay na papel na may mga tab na hiwalay mo at pagkatapos ay ipasok sa nakabitin na tab ng folder ng file.

Hakbang

Ilagay ang lahat ng iyong mga folder ng file sa kabinet ng pag-file sa alpabetikong order. Simulan ang pag-file ng iyong mga piles ng dokumento. Habang nag-file ka ng mga dokumento sa kanilang wastong mga folder, ayusin ang mga dokumento nang magkakasunod na may pinakabago sa itaas. Suriin ang mga batas ng estado at pederal pagdating sa paghahanap kung gaano katagal dapat mong panatilihin ang ilang mahahalagang dokumento. Ang ilang mga dokumento, tulad ng mga kontribusyon ng IRA, ay kailangang manatili nang permanente.

Hakbang

Panatilihin ang isang back-up ng mga mahahalagang dokumento - o kung nais mo lamang na magkaroon ng mga dokumento ng taon sa kamay (halimbawa, para sa mga layunin ng buwis) - sa pamamagitan ng paggawa ng mga binders upang mag-file ng mga kopya ng iyong mga dokumento in Depende sa dami ng mga dokumento mo mayroon, paghiwalayin ang iyong mga dokumento sa mga kategorya, tulad ng mga dokumento sa bangko, mga perang papel at mga pamumuhunan. Huwag kalimutang i-label ang iyong mga divider ng tab upang ang lahat ng bagay sa iyong panali ay madaling ma-access. Maglagay ng listahan ng mga naka-tab na kategorya sa harap ng iyong panali. Maaari mo ring i-scan ang lahat ng iyong mahalagang mga dokumento at panatilihin ang mga elektronikong kopya bilang isang back up.