Mga Iminungkahing Buwis ng Pagbabayad ng Gastusin sa Pamamagitan ng Payroll

Ang Internal Revenue Service ay nagbibigay-daan sa mga employer na bayaran ang mga empleyado para sa mga gastusin sa negosyo na natamo sa trabaho. Sa ilalim ng isang nananagot na plano, ang mga pagbabayad na gastos na ito ay libre sa buwis sa empleyado. Kung ito ay isang di-nananagot na plano, ang mga pagbabayad ay itinuturing na sahod. Kung ang mga reimbursement ay ibinibigay sa pamamagitan ng payroll, nangangahulugan ito na bahagi sila ng isang di-maipalalagay na plano at ang empleyado ay magbabayad ng mga buwis sa mga pagbabayad.

Man sa suit pumping gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Mga Gastusin sa Negosyo ng Empleyado

Bilang mga kinatawan ng kumpanya, ang mga empleyado ay may posibilidad na magkaroon ng mga gastusin sa negosyo habang nagtatrabaho. Ang pagmamaneho upang matugunan ang isang customer, ang pagkuha ng ilang mga supply ng opisina o pagkuha ng isang customer out sa tanghalian ay ang lahat ng mga gastos sa negosyo na maaaring reimbursed ng employer. Upang idokumento at bigyang-katwiran ang mga gastos, ang mga empleyado ay dapat mag-save ng mga kopya ng mga resibo kapag gumagawa ng mga pagbili sa negosyo. Pinapayagan ng IRS ang mga employer na muling bayaran ang mga empleyado sa pamamagitan ng milya para sa paglalakbay sa kotse, kaya ang mga empleyado ay maaaring magtabi ng isang detalyadong talaan ng mga biyahe sa negosyo sa halip na magse-save ng mga resibo ng gas.

Mga Pananagutan at Di-Nananagot na Mga Plano

Kapag binabayaran ng mga employer ang mga empleyado para sa mga gastusin sa trabaho, ginagawa nila ito sa ilalim ng alinman sa isang nananagot na plano o isang di-nananagot na plano. Ang isang nananagot na plano ay isa na kung saan ang empleyado ay nagbibigay ng napapanahong dokumentasyon ng mga gastos at nagbabalik ng anumang labis na reimbursement. Pinapatunayan ng tagapag-empleyo na ang gastos ay may kaugnayan sa negosyo at napanatili ang kopya ng dokumentasyon. Sa ilalim ng isang nananagot na plano, ang pagsasauli ng gastos ay hindi kita. Sa halip, ito ay walang bayad sa pagbabayad ng buwis sa empleyado.

Pag-isyu ng mga tseke sa ilalim ng isang Accountable Plan

Kung mayroon kang isang nananagot na plano, ang mga pagsasauli ng gastos ay hindi dapat maiproseso sa pamamagitan ng payroll. Sa halip, hilingin sa mga empleyado na regular na magtipon ng dokumentasyon ng mga gastusin at pagkatapos ay mag-isyu ng isang gastos sa pagbabayad ng tseke. Ang mga pagbabayad na ito ay dapat maitala bilang mga gastusin ng kumpanya. Halimbawa, kung pinutol mo ang isang empleyado ng tseke ng reimburse sa mileage para sa $ 50, ang $ 50 ay dapat maitala bilang gastos sa mileage. Maaaring isulat ng iyong kumpanya ang mga gastos na ito sa return tax sa negosyo nito, kaya panatilihin ang mga kopya ng mga form ng agwat ng mga milya at mga resibo upang patunayan ang gastos.

Payroll Processing para sa Non-Accountable Plans

Kung hindi sinusunod ng tagapag-empleyo ang mga tuntunin ng isang nananagot na plano, ito ay tumatakbo sa ilalim ng isang di-maipalalagay na plano. Kung minsan ang isang tagapag-empleyo ay may purposefully nagpapatupad ng isang di-maipalalagay na plano upang mabawasan ang recordkeeping. Halimbawa, maaaring piliin ng isang kumpanya na bigyan ang mga empleyado ng $ 500 bawat isa upang masakop ang gastos sa pagkain at mileage para sa isang taunang pagsasanay sa negosyo at hindi nangangailangan ng mga resibo. Sa kasong ito, ang mga pagsasauli ng gastos ay talagang itinuturing na sahod at ang mga empleyado ay magbabayad ng mga buwis sa kanila.

Dahil ang mga ito ay itinuturing na sahod, ang mga pagsasauli ng gastos sa ilalim ng isang di-maituturing na plano ay dapat na iproseso sa pamamagitan ng payroll. Sa ganoong paraan, ang tagapag-empleyo ay makakaiwas sa mga buwis sa pederal, estado at payroll. Sa katapusan ng taon, ang mga pagsasauli ng gastos ay iuulat bilang sahod sa Form W-2 ng empleyado.